Świadczenie usługi polegającej na zapewnieniu usług hotelowych i restauracyjnych dla pracowników Starostwa Powiatowego w Legionowie

Przedmiot zamówienia

Nazwa nadana przez zamawiającego : Świadczenie usługi polegającej na zapewnieniu usług hotelowych i restauracyjnych dla pracowników Starostwa Powiatowego w Legionowie

Rodzaj zamówienia : Usługi

Przedmiot zamówienia : Przedmiotem zamówienia będzie świadczenie usługi polegającej na zapewnieniu usług hotelowych i restauracyjnych w związku z organizacją szkoleń dla pracowników Starostwa Powiatowego w Legionowie Część I zamówienia
1. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom szkoleń organizowanych dla pracowników Starostwa Powiatowego w Legionowie w okresie od dnia podpisania umowy do 31 sierpnia 2012 r.:
1) jeden nocleg dla: jednej grupy 10-osobowej, jednej grupy 12-osobowej, dwóch grup po 14-osób każda, trzech grup po 15 osób każda, jednej grupy 20 osobowej, z pierwszego na drugi dzień sesji szkoleniowej w hotelu o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym lub w ośrodku konferencyjno-szkoleniowym odpowiadającym standardem hotelowi co najmniej 3-gwiazdkowemu w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych (dwa osobne łóżka); łącznie 115 noclegów. Hotel/ośrodek, w którym odbędzie się szkolenie, musi być zlokalizowany poza granicami administracyjnymi Warszawy, w odległości drogowej od 50 km do 80 km w części północno-wschodniej od budynku Starostwa mieszczącego się przy ul. Sikorskiego 11 w Legionowie (należy podać najkrótszą drogę od budynku Starostwa do budynku hotelu). Założenia: - budynek Starostwa ma następujące położenie geograficzne N: 52 stopnie 25 minuty 18 sekundy - szerokości geograficznej i E: 20 stopnie 56 minuty 18 sekundy - długości geograficznej, - powyższe współrzędne wskazują sposób podziału obszaru wokół budynku Starostwa na cztery części: północno-zachodnią, północno-wschodnią, południowo-wschodnią i południowo-zachodnią. Zamawiający oceni standard hotelu/ośrodka, w którym odbędzie się szkolenie zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie (Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169, z późn. zm.);
2) wyżywienie dla każdej grupy uczestników szkolenia obejmujące co najmniej:
a) serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania zajęć dydaktycznych (kawa, herbata, soki /3 rodzaje/, cukier, mleczko lub śmietanka do kawy, woda /gazowana i niegazowana/, ciastka/ciasto, owoce),
b) obiad każdego dnia szkolenia składający się co najmniej z dwóch rodzajów zup do wyboru, czterech dań głównych do wyboru, w tym co najmniej trzech mięsnych, dwóch dodatków /ziemniaki lub ryż lub makaron/, baru sałatkowego, deseru oraz napojów (herbata, kawa, woda /gazowana i niegazowana/, soki 3 rodzaje),
c) uroczystą kolację w pierwszym dniu sesji szkoleniowej składającą się co najmniej z: przystawki, dwóch rodzajów zup do wyboru, trzech dań głównych do wyboru w tym dwa mięsne, napojów (kawa, herbata, woda mineralna, soki, napoje gazowane), bufetu szwedzkiego (wędlina co najmniej 4 rodzaje, jaja, ryby, deska serów, sałatki 2 rodzaje, pieczywo), bufet słodki: owoce, ciasta 2 rodzaje, ciastka drobne;
d) śniadanie w formie bufetu w drugim dniu sesji szkoleniowej (tzw. stół szwedzki) składające się co najmniej z: pieczywa jasnego i ciemnego, jogurtów, słodkich bułeczek, półmiska wędlin (co najmniej 4 rodzaje), jaj, serów żółtych i białych, dżemu, miodu, mleka, płatków śniadaniowych (co najmniej 2 rodzaje), 2 dań na gorąco, kawy, herbaty, masła, cytryny, mleczka, wody mineralnej niegazowanej i gazowanej, owoców, soków owocowych (co najmniej 2 rodzaje), warzyw (co najmniej 2 rodzaje). Miejsce zakwaterowania oraz wydawania posiłków musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się szkolenia; posiłki podawane będą w oddzielnym pomieszczeniu, niż sala szkoleniowa, z wyłączeniem serwisu kawowego, który może być podawany w sali szkoleniowej;
3) sale szkoleniowe spełniające następujące warunki:
a) liczba miejsc w sali musi być odpowiednia do wielkości grupy;
b) dwie sale szkoleniowe mieszczące po 10 osób każda dla grupy 20 osobowej ;
c) sala musi być klimatyzowana/ogrzewana w celu zapewnienia optymalnej temperatury w trakcie szkolenia nie mniej niż 20°C nie więcej niż 23°C;
d) sala musi posiadać otwierane okna oraz dzienne oświetlenie z możliwością zaciemnienia;
e) sala musi być wyposażona w sprzęt multimedialny (co najmniej nagłośnienie, projektor, ekran, flipchart z papierem i markerami);
4) organizację jednego zajęcia rekreacyjnego lub typu team-building dla każdej grupy szkoleniowej wliczoną w cenę usługi hotelowej, przy czym Wykonawca zapewni co najmniej dwa różne zajęcia do wyboru Zamawiającego.
2. Sesja szkoleniowa dla jednej grupy będzie trwała 2 dni po 8 godzin dydaktycznych (1 godz. = 45 min.) dziennie (nie wliczając przerw).
3. Szkolenia będą odbywać się w czasie dwóch kolejno następujących po sobie dni roboczych. Przez dzień roboczy Zamawiający rozumie dzień od poniedziałku do piątku (bez dni ustawowo wolnych od pracy).
4. Przewidywany termin przeprowadzenia szkoleń:
a) w marcu 2012 r. grupa 15 osobowa (trzy pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych);
b) w marcu 2012 r. grupa 20 osobowa (cztery pokoje jednoosobowe oraz osiem pokoi dwuosobowych);
c) w marcu 2012 r. grupa 15 osobowa (trzy pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych);
d) w kwietniu 2012 r. grupa 10 osobowa (cztery pokoje jednoosobowe oraz trzy pokoje dwuosobowe);
e) w kwietniu 2012 r. grupa 14 osobowa (dwa pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych);
f) w maju 2012 r. grupa 14 osobowa (dwa pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych);
g) w maju 2012 r. grupa 15 osobowa (trzy pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych);
h) w czerwcu 2012 r. grupa 12 osobowa (dwa pokoje jednoosobowe oraz pięć pokoi dwuosobowych); Część II zamówienia
1. Wykonawca zobowiązany jest zapewnić uczestnikom szkoleń organizowanych dla pracowników Starostwa Powiatowego w Legionowie w okresie od dnia podpisania umowy do 31 sierpnia 2012 r.:
1) jeden nocleg dla: jednej grupy 10-osobowej, jednej grupy 12-osobowej, dwóch grup po 14-osób każda, trzech grup po 15 osób każda, jednej grupy 20 osobowej z pierwszego na drugi dzień sesji szkoleniowej w hotelu o standardzie co najmniej 3-gwiazdkowym lub w ośrodku konferencyjno-szkoleniowym odpowiadającym standardem hotelowi co najmniej 3-gwiazdkowemu w pokojach jednoosobowych i dwuosobowych (dwa osobne łóżka); łącznie 115 noclegów. Hotel/ośrodek, w którym odbędzie się szkolenie, musi być zlokalizowany poza granicami administracyjnymi Warszawy, w odległości drogowej od 50 km do 80 km w części północno-zachodniej od budynku Starostwa mieszczącego się przy ul. Sikorskiego 11 w Legionowie (należy podać najkrótszą drogę od budynku Starostwa do budynku hotelu). Założenia: - budynek Starostwa ma następujące położenie geograficzne N: 52 stopnie 25 minut 18 sekund - szerokości geograficznej i E: 20 stopnie 56 minuty 18 sekundy - długości geograficznej, - powyższe współrzędne wskazują sposób podziału obszaru wokół budynku Starostwa na cztery części: północno-zachodnią, północno-wschodnią, południowo-wschodnią i południowo-zachodnią. Zamawiający oceni standard hotelu/ośrodka, w którym odbędzie się szkolenie zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Gospodarki i Pracy z dnia 19 sierpnia 2004 r. w sprawie obiektów hotelarskich i innych obiektów, w których są świadczone usługi hotelarskie ( Dz. U. z 2006 r. Nr 22 poz. 169 z późn. zm.);
2) wyżywienie dla każdej grupy uczestników szkolenia obejmujące co najmniej:
a) serwis kawowy dostępny przez cały czas trwania zajęć dydaktycznych (kawa, herbata, soki (3 rodzaje), cukier, mleczko/śmietanka do kawy, woda (gazowana i niegazowana), ciastka/ciasto, owoce),
b) obiad każdego dnia szkolenia składający się co najmniej z dwóch rodzajów zup do wyboru, czterech dań głównych do wyboru, w tym co najmniej trzech mięsnych, dwóch dodatków /ziemniaki lub ryż lub makaron/, baru sałatkowego, deseru oraz napojów (herbata, kawa, woda /gazowana i niegazowana/, soki 3 rodzaje),
c) uroczystą kolację w pierwszym dniu sesji szkoleniowej składającą się co najmniej z: przystawki, dwóch rodzajów zup do wyboru, trzech dań głównych do wyboru w tym dwa mięsne, napojów (kawa, herbata, woda mineralna, soki, napoje gazowane), bufetu szwedzkiego (wędlina co najmniej 4 rodzaje, jaja, ryby, deska serów sałatki 2 rodzaje, pieczywo), bufet słodki: owoce, ciasta 2 rodzaje, ciastka drobne;
d) śniadanie w formie bufetu w drugim dniu sesji szkoleniowej (tzw. stół szwedzki) składające się co najmniej z: pieczywa jasnego i ciemnego, jogurtów, słodkich bułeczek, półmiska wędlin (co najmniej 4 rodzaje), jaj, serów żółtych i białych, dżemu, miodu, mleka, płatków śniadaniowych (co najmniej 2 rodzaje), 1 dania na gorąco, kawy, herbaty, masła, cytryny, mleczka, wody mineralnej niegazowanej i gazowanej, owoców, soków owocowych (co najmniej 2 rodzaje), warzyw (co najmniej 2 rodzaje). Miejsce zakwaterowania oraz wydawania posiłków musi znajdować się w tym samym obiekcie, w którym będą odbywały się szkolenia; posiłki podawane będą w oddzielnym pomieszczeniu, niż sala szkoleniowa, z wyłączeniem serwisu kawowego, który może być podawany w sali szkoleniowej;
3) sale szkoleniowe muszą spełniać następujące warunki:
a) liczba miejsc w sali musi być odpowiednia do wielkości grupy;
b) dla grupy 20 osobowej należy zapewnić dwie sale szkoleniowe mieszczące po 10 osób każda;
c) sala musi być klimatyzowana/ogrzewana w celu zapewnienia optymalnej temperatury w trakcie szkolenia nie mniej niż 20°C nie więcej niż 23°C;
d) sala musi posiadać otwierane okna oraz dzienne oświetlenie z możliwością zaciemnienia;
e) sala musi być wyposażona w sprzęt multimedialny (co najmniej nagłośnienie, projektor, ekran, flipchart z papierem i markerami);
4) organizację jednego zajęcia rekreacyjnego lub typu team-building dla każdej grupy szkoleniowej wliczonej w cenę usługi hotelowej, przy czym Wykonawca zapewni co najmniej dwa różne zajęcia do wyboru Zamawiającego.
2. Sesja szkoleniowa dla jednej grupy będzie trwała 2 dni po 8 godzin dydaktycznych (1 godz. = 45 min.) dziennie (nie wliczając przerw).
3. Szkolenia będą odbywać się w czasie dwóch kolejno następujących po sobie dni roboczych. Przez dzień roboczy Zamawiający rozumie dzień od poniedziałku do piątku (bez dni ustawowo wolnych od pracy).
4. Przewidywany termin przeprowadzenia szkoleń:
a) w marcu 2012 r. grupa 15 osobowa (trzy pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych);
b) w kwietniu 2012 r. grupa 14 osobowa (dwa pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych);
c) w kwietniu 2012 r. grupa 15 osobowa (trzy pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych);
d) w maju 2012 r. grupa 10 osobowa (cztery pokoje jednoosobowe oraz trzy pokoje dwuosobowe);
e) w maju 2012 r. grupa 14 osobowa (dwa pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych);
f) w czerwcu 2012 r. grupa 15 osobowa (trzy pokoje jednoosobowe oraz sześć pokoi dwuosobowych);
g) w czerwcu 2012 r. grupa 20 osobowa (cztery pokoje jednoosobowe oraz osiem pokoi dwuosobowych);
h) w czerwcu 2012 r. grupa 12 osobowa (dwa pokoje jednoosobowe oraz pięć pokoi dwuosobowych)

Czy zamówienie zgodne z ustawą o zamówieniach publicznych :

Czy dopuszcza się złożenie oferty wariantowej : NIE

Czy dopuszcza się złożenie oferty częściowej : TAK

Czy przewiduje się udzielenie zamówień uzupełniających : NIE

Czas trwania zamówienia lub termin wykonania : Zakończenie : 31/08/2012

Warunki przystąpienia

Wiedza i doświadczenie : Za spełnienie warunku posiadania wiedzy i doświadczenia w zakresie zapewniającym realizację zamówienia, Zamawiający uzna jeżeli Wykonawca wykaże, że w okresie ostatnich 3 lat przed upływem terminu składania ofert w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie wykonał, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych część wykonuje, co najmniej pięć usług polegających na świadczeniu usług hotelarsko-restauracyjnych związanych z organizacją spotkań/seminariów/ warsztatów/konferencji o wartości brutto każdej usługi co najmniej 5.000 zł spełniających łącznie następujące warunki:
1) w każdym spotkaniu/seminarium/warsztacie/konferencji brało udział co najmniej 10 osób;
2) zakres każdej usługi obejmował zapewnienie sal szkoleniowych, wyżywienia i noclegów dla uczestników spotkania/seminarium/warsztatu/konferencji;
3) czas trwania każdej usługi wynosił co najmniej 2 dni.

Potencjał techniczny : nie dotyczy

Uprawnienie : nie dotyczy

Osoby zdolne : nie dotyczy

Sytuacja ekonomiczna i finasowa : nie dotyczy

Wadium : nie wymaga się

W zakresie wykazania spełniania przez wykonawcę warunków, o których mowa w art. 22 ust. 1 ustawy, oprócz oświadczenia o spełnieniu warunków udziału w postępowaniu, należy przedłożyć :
- wykaz wykonanych, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych również wykonywanych, dostaw lub usług w zakresie niezbędnym do wykazania spełniania warunku wiedzy i doświadczenia w okresie ostatnich trzech lat przed upływem terminu składania ofert albo wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy - w tym okresie, z podaniem ich wartości, przedmiotu, dat wykonania i odbiorców, oraz załączeniem dokumentu potwierdzającego, że te dostawy lub usługi zostały wykonane lub są wykonywane należycie

W zakresie potwierdzenia niepodlegania wykluczeniu na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy, należy przedłożyć :
- oświadczenie o braku podstaw do wykluczenia
- aktualny odpis z właściwego rejestru, jeżeli odrębne przepisy wymagają wpisu do rejestru, w celu wykazania braku podstaw do wykluczenia w oparciu o art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy, wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert, a w stosunku do osób fizycznych oświadczenie w zakresie art. 24 ust. 1 pkt 2 ustawy
- wykonawca powołujący się przy wykazywaniu spełniania warunków udziału w postępowaniu na potencjał innych podmiotów, które będą brały udział w realizacji części zamówienia, przedkłada także dokumenty dotyczące tego podmiotu w zakresie wymaganym dla wykonawcy, określonym w pkt III.4.2.

Dokument wystawiony w kraju, w którym ma siedzibę lub miejsce zamieszkania potwierdzający, że :
- nie otwarto jego likwidacji ani nie ogłoszono upadłości - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert
- nie orzeczono wobec niego zakazu ubiegania się o zamówienie - wystawiony nie wcześniej niż 6 miesięcy przed upływem terminu składania wniosków o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia albo składania ofert

Czy ogranicza się możliwość ubiegania się o zamówienie publiczne tylko dla wykonawców, u których ponad 50 % pracowników stanowią osoby niepełnosprawne : NIE

Inne dokumenty :oświadczenie w trybie art. 22 Prawo zamówień publicznych

Informacje dodatkowe

Informacje dodatkowe, w tym dotyczące finansowania projektu/programu ze środków Unii Europejskiej : Zamówienie współfinansowane przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki, Priorytet V Dobre rządzenie, Działanie 5.2. Wzmocnienie potencjału administracji samorządowej, Poddziałanie 5.2.1. Modernizacja zarządzania w administracji samorządowej w związku z realizacją projektu Eurojakość w urzędzie - szkolenia kadry samorządowej powiatu legionowskiego gwarancją sprawnej i rzetelnej obsługi klienta

Istotne postanowienia umowy : NIE

Adres strony internetowej ze specyfikacją zamówienia : http://www.powiat-legionowski.pl

Miejsce gdzie można pobrać specyfikację : siedziba Zamawiającego, w Zespole ds. Zamówień Publicznych na V piętrze pokój nr 516

Termin składania ofert : 11:00 - 01/03/2012

Miejsce składania ofert : Kancelaria na parterze Starostwa Powiatowego w Legionowie ul. gen. Władysława Sikorskiego 11, 05-119 Legionowo

Czy zaliczki : NIE

Termin związania ofertą : okres w dniach: 30(od ostatecznego terminu składania ofert)

Kryteria oceny ofert

Kryteria oceny ofert : inne
Cena : 50
doświadczenie Wykonawcy:25
usługi dodatkowe:25

Wykorzystana będzie aukcja elektroniczna : NIE

Tryb udzielenia zamówienia

Tryb udzielenia zamówienia : Przetarg nieograniczony

Czy zmiana umowy : TAK

Zmiana umowy : Zamawiający dopuszcza możliwość zmiany istotnych postanowień zawartej umowy w następujących przypadkach:
1) jako następstwo zmian obowiązujących przepisów, w tym zmiany stawki podatku VAT,
2) konieczności zmiany poszczególnych terminów realizacji Umowy w sytuacji, gdy z przyczyn związanych z procedurą udzielania przedmiotowego zamówienia, umowa zostanie zawarta w terminie uniemożliwiającym realizację Umowy w pierwotnych terminach,
3) konieczności zmiany poszczególnych terminów realizacji Umowy w sytuacji, gdy zmianie ulegną poszczególne terminy szkoleń wskazane w opisie przedmiotu zamówienia

Czy przewiduje się unieważnienie postępowania o udzielenie zamówienia, w przypadku nieprzyznania środków pochodzących z budżetu Unii Europejskiej oraz niepodlegających zwrotowi środków z pomocy udzielonej przez państwa członkowskie Europejskiego Porozumienia o Wolnym Handlu (EFTA, które miały być przeznaczone na sfinansowanie całości lub części zamówienia : NIE

Załączniki i informacje dotyczące ofert częściowych

Część nr : 1

Nazwa : oferta częściowa 1

1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia : Usługi hotelarsko-restauracyjne w obszarze północno-wschodnim od budynku Starostwa Powiatowego w Legionowie

2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV) : 551000001

3) Czas trwania lub termin wykonania : 31/08/2012

4) Kryteria oceny ofert : inne

Część nr : 2

Nazwa : oferta częściowa nr 2

1) Krótki opis ze wskazaniem wielkości lub zakresu zamówienia : usługi hotelarsko-restauracyjne w obszarze północno- zachodnim od budynku Starostwa Powiatowego w Legionowie

2) Wspólny Słownik Zamówień (CPV) : 551000001

3) Czas trwania lub termin wykonania : 31/08/2012

4) Kryteria oceny ofert : inne